Ejército de Salvación en el Territorio Central

ANTECEDENTES

El Ejército de Salvación, una organización internacional con sede en Londres, existe para satisfacer las necesidades de las personas de cualquier manera posible en el nombre de Jesús. Su presencia en el centro de los Estados Unidos, que sirve a comunidades en 11 estados del Medio Oeste: Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Michigan, Minnesota, Missouri, Nebraska, Dakota del Norte, Dakota del Sur y Wisconsin, es parte de un esfuerzo mundial para hacer el bien. El Territorio Central es uno de los cuatro territorios de los Estados Unidos. Los otros territorios americanos incluyen el Oeste, el Sur y el Este.

Las divisiones son áreas funcionales de servicio de los territorios del Ejército de Salvación. En los Estados Unidos, hay 36 divisiones, y el Territorio Central supervisa ocho de ellas. Los centros de adoración y servicio están incluidos en las divisiones. Estos son los centros donde se brinda un servicio comunitario genuino a los clientes, que pueden ser cualquier persona a la que el Ejército de Salvación brinde servicios, que incluye pero no se limita a: los pobres, las personas sin hogar, los adictos, los ancianos, los jóvenes, las familias, los adultos, los confinados, los aislados y los que huyen de la persecución/trata.

En el transcurso de 15 años, Rob Bonesteel involucró a voluntarios en todos los niveles del Ejército de Salvación, culminando en su cargo como Director de Servicios Voluntarios. En este cargo, su oficina fue responsable de la política y administración de 150,000 voluntarios en 11 estados y 300 oficinas locales. Además de su trabajo con el Ejército de Salvación, Rob tiene una gran pasión por la profesión sobre la participación de voluntarios, que incluyó su compromiso y liderazgo a nivel local, estatal y nacional dentro de los Estados Unidos para incluir, entre otros, ser presidente de la Asociación de Administradores de Voluntarios del Área Metropolitana de Chicago, Presidente del Programa de la Conferencia de Administración de Voluntarios de Illinois y presidente de la Asociación de Líderes en Participación de Voluntarios.

Antes de cambiar a un sistema de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) en 2007, el Ejército de Salvación en el Territorio Central administraba a los voluntarios principalmente utilizando papel, hojas de cálculo de Excel, un servicio de verificación de antecedentes en papel y una base de datos interna hecha a la medida que realizaba un seguimiento de las personas a las que se les prohibía ser voluntarios/trabajar con el Ejército de Salvación.

DESAFÍOS

Según Rob, no hubo un solo momento decisivo que llevó al Ejército de Salvación al punto de la decisión de adoptar un VMS, pero la administración de voluntarios en varios estados con papel y Excel presentaba una gran cantidad de desafíos que afectaron al personal y al programa en sí.

Puntos Críticos Clave:

• Prácticas deficientes de presentación de informes
• Puntualidad y veracidad de la información
• Retrasos en el procesamiento de solicitudes
• Seguimiento de voluntarios que querían/intentaron ser voluntarios en múltiples ubicaciones
• Seguridad de los datos
• Tiempo del personal dedicado a tareas administrativas innecesarias/repetitivas

Los efectos negativos resultaron en una mala cultivación, desarrollo y reconocimiento de los voluntarios dentro de la organización. La falta de capacitación y reconocimiento adecuados de los voluntarios condujo a una falta de motivación, niveles más bajos de participación y, en última instancia, a un aumento de las tasas de rotación. Esto no solo perturbó la estabilidad de la organización, sino que también aumentó los gastos necesarios para reclutar y capacitar a nuevos voluntarios para llenar los espacios de aquellos que se habían ido.

Cuando Rob usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 11.620 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora RI

TRAYECTO

Rob recuerda: "El proceso comenzó antes de que me hiciera cargo de los esfuerzos de participación de voluntarios del Ejército de Salvación. Creo que la investigación comenzó en algún momento en 2004/2005. Me presentaron el proceso en junio de 2007 y me involucré activamente en octubre de 2007".

Al momento en que Rob se involucró, 11 personas estaban ayudando activamente a seleccionar un VMS. "Los directores de voluntarios de cada una de las oficinas estatales, mi supervisor el Secretario Asistente del Programa para el Territorio Central y yo", explica Rob.

Se realizó una evaluación de las necesidades, con una encuesta a cada uno de los directores de voluntarios estatales. Se realizaron múltiples demostraciones en el transcurso de un año, que incluyeron una demostración para los tomadores de decisiones, una revisión para el personal clave de implementación y un resumen general para las oficinas estatales. "No tengo conocimiento de si se realizaron referencias, aunque sí sé que se consideraron múltiples sistemas de software antes de tomar una decisión y obtener una cotización", dice Rob. Uno de ellos fue Volgistics, que era el software de administración de voluntarios de software más grande en ese momento. Además, el Ejército de Salvación en el Territorio Central estaba considerando construir un sistema personalizado interno.

Implementación

Los procesos internos de la organización se impulsaron de arriba hacia abajo y no incluyeron al personal de primera línea hasta que comenzó la implementación. En retrospectiva, Rob piensa que "si hubiera sido responsable del proceso de evaluación y adquisición, lo habría hecho un proceso más transparente que invitara a la opinión de múltiples niveles y de todo tipo de partes interesadas. Esto habría llevado a una transición y adopción del software más rápidas y fáciles".

En 2007, el Ejército de Salvación en el Territorio Central comenzó a utilizar Impacto Voluntario.

Por qué Impacto Voluntario

Para Rob, las tres razones principales por las que se eligió Impacto Voluntario fueron:

• Precio
• Facilidad de uso
• Nivel/Calidad del Servicio al Cliente

Lecciones Aprendidas

A partir de su experiencia, Rob tiene estos consejos y palabras de ánimo para compartir con aquellos que se embarcan en su propio trayecto de selección de un VMS.

1. Si estás buscando un VMS, ya diste el primer paso y el más difícil, que es reconocer que hay formas en que tus esfuerzos de participación de voluntarios pueden mejorarse. La siguiente opción es decidir qué herramienta/sistema funciona mejor para tu organización.
2. Recuerda que, independientemente de la herramienta/sistema que elijas para tener éxito en su implementación, ten en cuenta que requerirá que evalúes y cambies la forma en que estás haciendo las cosas. Esto es bueno. Aceptar esta verdad facilitará la implementación.
3. Por último, es importante involucrar a tantas voces y partes interesadas diferentes como sea razonablemente posible. Mientras más personas participen durante los pasos de evaluación, prueba e implementación, más rápido y fácil será el proceso de adopción. A la mayoría de las personas no les gusta el cambio, especialmente si sienten que no tienen el control. Cuanto más minimices los efectos del cambio y proporciones mecanismos para la retroalimentación, más fácil será para tu organización.

Resultados

No hay una sola historia que pueda resumir lo que Impacto Voluntario ha hecho para mejorar la participación de los voluntarios y los servicios del programa. Sin embargo, para Rob, algunas de las lecciones más importantes son:

• Un sistema de software centralizado y en línea mejora la eficiencia de la recopilación de datos y la precisión de los informes de datos, lo que permite a los líderes tomar mejores decisiones y más informadas.
• Mejora la experiencia de los voluntarios porque se reduce significativamente el tiempo necesario para el procesamiento y los voluntarios que regresan ya no necesitan volver a presentar una solicitud desde cero debido a que el personal desconoce los documentos.
• La cultivación de los voluntarios se mejora porque es más fácil encontrar a aquellos que han indicado un deseo de mayor participación, y proporciona un medio más efectivo de comunicarse con esas personas.
• Contar con formas de involucrar a los voluntarios también conduce a una reducción de la rotación, lo que disminuye la cantidad de tiempo y dinero necesarios para el reclutamiento, así como mantiene una mejor retención del conocimiento organizacional.

Con la adición de Impacto Voluntario, la calificación de satisfacción de los sistemas utilizados, la eficiencia en el cargo y la efectividad también mejoraron enormemente, como se evidencia a continuación, y el Ejército de Salvación en el Territorio Central siente que sus datos están más seguros.