Ciudad de Plano, Texas

ANTECEDENTES

Los voluntarios en la Ciudad de Plano colaboran con funcionarios de la ciudad, organizaciones corporativas y cívicas, organizaciones religiosas, escuelas, universidades y organizaciones sin fines de lucro, para crear iniciativas comunitarias efectivas que apoyen y beneficien las necesidades cambiantes de esta ciudad dinámica.

Corina Sadler, Administradora de Voluntarios Certificada (CVA, por sus siglas en inglés), es Comisionada del Servicio Nacional en Texas y Profesional Hispana de Participación Voluntaria especializada en programas del gobierno local durante su carrera de 17 años. Corina ha capacitado a gerentes de voluntarios de todo el país en persona y virtualmente. Como Supervisora de Recursos Voluntarios de la Ciudad de Plano, TX, supervisa la participación municipal de voluntarios en todos los departamentos de la ciudad, involucrando a más de 10,500 voluntarios de todas las edades, culturas y orígenes cada año.

Cuando comenzó a trabajar con la ciudad de Plano en 2008, su programa estaba buscando una solución en línea para administrar su programa de voluntarios. Hasta ese momento, habían estado utilizando una base de datos de Microsoft Access. "También teníamos un archivador con una carpeta física individual para CADA voluntario. Todo se había estado haciendo con amor, pero era una locura", menciona Corina. "Mi programa tenía 25 años cuando llegué, por lo que en realidad era un programa de larga data. Llevaban 25 años trabajando con estos métodos".

Corina ayudó a su supervisora a darse cuenta de que la ciudad necesitaba un software especializado de ahí en adelante. "Llegué justo a tiempo para ponerlo en marcha", dice Corina.

DESAFÍOS

Una herramienta inadecuada y la captura manual de datos hacían que el trabajo del coordinador de voluntarios fuera más desafiante.

La base de datos de Microsoft Access fue creada por un voluntario y funcionó durante muchos años. Sin embargo, la ciudad no podía encontrar la información que necesitaban en línea, y no tenía un mecanismo para producir informes, lo que planteaba un problema serio en cuanto a la visibilidad y credibilidad de su programa de voluntariado. "Las organizaciones informan sobre cosas que son importantes. Entonces, si no estamos informando sobre los voluntarios y la participación de los voluntarios, gda la sensación de que no es importante", dice Corina.

Puntos Críticos Clave:

• No existían informes oportunos y precisos.
• Los voluntarios no tenían control ni acceso sobre su información personal.
• Sin una plataforma los voluntarios no estaban tan conectados con el programa.
• Se perdía tanto tiempo ya que todo se hacía manualmente.

Corina explica que debido a que el programa no tenía presencia en línea (sin plataforma), había una desconexión.

Corina y su equipo creían que la falta de una plataforma para unir a sus voluntarios bajo el mismo techo les dificultaba interactuar con los voluntarios. "No se estaba apoyando al personal de la ciudad en su participación con los voluntarios. No podíamos hacerlo todo nosotros mismos con la oficina de voluntarios. Por lo tanto, era una gran pérdida de tiempo". Ella recuerda: "Las carpetas manila individuales simplemente me dejaron perpleja, así como escribir manualmente cuándo comenzó o se fue un voluntario y en qué departamento estaba. Sé que todavía hay programas que se ejecutan de esa manera y hace que el puesto de coordinador sea muy difícil".

Los esfuerzos de Corina y su equipo para aumentar la capacidad y la innovación del programa se vieron obstaculizados. "¿Cómo podríamos aumentar nuestra exposición y hacer publicidad tanto del plan de estudios como de nuestro trabajo? Luchábamos por mantenernos al día ya que el papeleo nos abrumaba", recuerda Corina.

Cuando Corina usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 540 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora ROI

TRAYECTO

Al principio, fue un desafío saber qué preguntas hacer, dado que el programa había estado operando sin un software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) durante 25 años.

La ciudad seleccionó múltiples soluciones de software a través de conversaciones telefónicas y demostraciones. El personal de Better Impact los ayudó a guiarlos a través del proceso de selección y, finalmente, la ciudad seleccionó su VMS - Impacto Voluntario. Corina recuerda: "En ese momento, había muchos menos VMS, en comparación con ahora. Tal vez vimos cinco; Volgistics era uno de ellos. El servicio al cliente fue el gran punto de venta para mi jefe. El tener personas reales respondiendo preguntas y ayudándonos a través de un chat era enorme; mientras que otros servicios no podían garantizar ni ofrecer eso".

Con Impacto Voluntario, ahora generan informes que no podían obtener con Microsoft Access. "¡Tenemos todos los informes que puedas imaginar! Por ejemplo, sabemos cuántos voluntarios en nuestro programa de refugio de animales participaron con perros en los últimos seis meses o cuántos voluntarios en un código postal en particular son menores de 16 años y dieron al menos cinco horas. Impacto Voluntario puede darte esa información. Los informes pueden ser tan detallados – ¡me encanta!". Corina y su equipo han utilizado estas funciones de informes para avanzar en su reclutamiento y comunicaciones, ya que no todos necesitan recibir todos los correos electrónicos.

"Para los informes anuales, sigo haciendo el clásico, con el número de horas y el número de voluntarios, pero estoy trabajando para ir más allá de las horas y los números. Para las personas que saben cómo ver tendencias y grandes cantidades de datos, esto está disponible, lo cual es realmente genial", explica Corina.

Dada la dirección que está tomando la profesión y que todo debe hacerse virtualmente, Better Impact no se duerme en sus laureles y hace un trabajo fantástico de apoyo y escucha al campo. "Algunos de los cambios que se implementaron en el sistema a lo largo de los años fueron cosas que pedimos, lo cual es increíble", dice Corina.