Centro de Mujeres Hope

ANTECEDENTES

El Centro de Mujeres Hope (HWC, por sus siglas en inglés) es una organización no lucrativa basada en la fe que brinda a mujeres y a niñas adolescentes vulnerables tutoría individual, programas educativos y grupos de apoyo, asesoramiento en crisis, asistencia material y referencias de recursos comunitarios.

Fundado en 1984 en Apache Junction, Arizona, HWC actualmente opera seis centros: Phoenix, Camp Verde (que sirve al norte de Arizona), Coolidge, Maricopa y West Valley. En 2022, el HWC ayudó a 1.406 mujeres y su grupo constante de aproximadamente 400 voluntarios brindó clases, tutoría, clasificación de donaciones y ayuda para la recepción, y cualquier otro servicio requerido para administrar los centros.

Cecilia Voron ha sido parte del personal de HWC desde 2013. Durante su tiempo allí, se ha desempeñado en muchas capacidades diferentes, desde el apoyo administrativo hasta su función actual como Gerente del Centro Apache Junction y Administradora Ejecutiva para toda la organización. En su función de Gerente del Centro, es responsable de la incorporación inicial de voluntarios en Impacto Voluntario. También trabaja en estrecha colaboración con el Coordinador de Voluntarios de HWC en la administración de los datos y la capacitación de voluntarios dentro de su cuenta de software Impacto Voluntario.

Antes de cambiar a Impacto Voluntario, HWC hacía el seguimiento de sus voluntarios utilizando hojas de cálculo, papel y CoolFocus del software WayCool. A medida que la organización creció a más centros, Cecilia reconoció que era necesario priorizar un cambio en las herramientas para modernizar las solicitudes y capacitaciones de voluntarios y cambiarlas para que fueran en línea.

DESAFÍOS

Cuando Cecilia comenzó a trabajar en HWC, solo había un centro y tenían un número manejable de voluntarios con los que trabajaban. Hacían un seguimiento manual de las horas de voluntariado y tenían todas las solicitudes de voluntariado en papel. A medida que se abrieron más centros, todos los Gerentes de los Centros eventualmente tuvieron que transferir esa información manualmente a CoolFocus, para poder informar sobre los voluntarios. Cecilia recuerda: "Con CoolFocus, hacíamos que funcionara, pero teníamos que jugar con el sistema".

La capacitación de voluntarios en procedimientos, políticas y declaración de fe se manejaba en persona. Cecilia recuerda: "teníamos que capacitar a todos de forma presencial, lo que hacía que la parte de incorporación del proceso de voluntariado llevara mucho tiempo y se requería mucha mano de obra".

Puntos Críticos Clave:

• Varias tareas manuales que consumían mucho tiempo.
• Participación limitada de voluntarios debido a limitaciones de tiempo.
• Tecnologías inadecuadas que afectaban la eficiencia operativa, como no tener una aplicación para voluntarios o un método para realizar capacitaciones de voluntarios en línea.

Cuando Cecilia usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 240 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora RI

TRAYECTO

A finales de 2018, Cecilia y su equipo, que incluía al Director Ejecutivo, Administrador Ejecutivo y Coordinador de Voluntarios, realizaron una evaluación de necesidades, donde descubrieron que sus principales necesidades eran mejorar el seguimiento de las horas de voluntariado de manera eficiente, tener solicitudes de voluntariado en línea, tener un lugar para toda la capacitación y vincular múltiples centros. El precio también era una gran preocupación ya que HWC es una organización no lucrativa.

Cecilia empezó explorando múltiples opciones de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) antes de tomar una decisión. Ella recuerda: "Hice una lista de pros y contras de todo el software disponible, y se la presenté a nuestro CEO". Sus opciones se redujeron a tres. "Analizamos Volgistics y VolunteerMark además de Impacto Voluntario. Decidimos que queríamos conocer más de Impacto Voluntario, y asistimos a una presentación de demostración y pasamos por un período de prueba, en enero de 2019, antes de seleccionarlos", explica.

Implementación

HWC comenzó a usar Impacto Voluntario a finales de 2019. Optaron por la edición Empresa del software, ya que era la más adecuada para sus necesidades y estructura operativa. "Tenemos una cuenta separada para cada uno de nuestros centros, por lo que cada centro es independiente, pero son parte de nuestro sistema más amplio", explica Cecilia.

Al igual que con cualquier cambio de sistemas, hubo una curva de aprendizaje para HWC, ya que los administradores de sistemas del equipo aprendieron a personalizar sus solicitudes y capacitaciones de incorporación dentro de Impacto Voluntario. Desde que configuraron Impacto Voluntario para sus necesidades, Cecilia y su equipo están de acuerdo en que ha sido fácil administrar voluntarios a medida que avanzan en las capacitaciones en línea y confían en los voluntarios para realizar un seguimiento de sus propias horas dentro de su portal de voluntarios.

"Hay tutoriales que te ayudan a averiguar cómo configurar el software y siempre hay un miembro del equipo de soporte de Better Impact disponible para hablar en línea para ayudarnos a responder nuestras preguntas de software", dice Cecilia.

Por qué Impacto Voluntario

Estas son algunas de las características favoritas de Impacto voluntario de Cecilia:

• Elegimos Impacto Voluntario sobre Volgistics y VolunteerMark ya que era personalizable para nuestras solicitudes de voluntariado y los usuarios lo encuentran mucho más fácil de usar.
• Hay un portal de voluntarios que tiene una aplicación para usuarios de Apple y Android, que permite a aquellos con cualquier dispositivo iniciar sesión en su portal personal. Esto permite a los voluntarios hacer un seguimiento de sus propias horas, lo cual era realmente importante para nosotros.
• Los módulos de E-learning nos dieron la capacidad de mover nuestras capacitaciones presenciales a en línea y fue una gran ventaja para los voluntarios tener esta capacidad en su teléfono.
• Tener la Edición Empresa nos dio la capacidad de conectar nuestros centros, lo que mejoró enormemente los informes en toda la organización.

Lecciones Aprendidas

A partir de su experiencia, Cecilia tiene estos consejos para compartir con aquellos que planean investigar y seleccionar un VMS para su organización, que es "evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y elegir un VMS que satisfaga las necesidades específicas de tu organización. Elige una solución que sea intuitiva para que los voluntarios la usen y que se pueda personalizar según tus necesidades".

Ella agrega que, al implementar las herramientas tecnológicas adecuadas, como un VMS, "puedes agilizar los procesos de administración de voluntarios y permitir que tu organización se involucre mejor con sus voluntarios; en última instancia, conduce a un mayor éxito del programa".