La Hermandad de St. Laurence Australia

Estudio de Caso

ANTECEDENTES

La Hermandad de St. Laurence Australia (BSL por sus siglas en inglés) es una organización de justicia social que trabaja para prevenir y mitigar la pobreza en Australia. Originalmente llamada así por San Laurence, el santo patrón de los pobres, BSL fue fundada en 1930 por el Padre Gerard Kennedy Tucker, un reformador social y activista. A lo largo de los años, BSL ha ayudado en la formación de numerosas organizaciones dedicadas al cambio social y al cuidado.

BSL cuenta con una fuerza laboral de más de 2500 empleados y voluntarios (de los cuales el 40 % son voluntarios), con 54 roles de voluntarios en 49 programas de voluntariado.

Desde el 2020, Tracey O'Neill, CVA, ha dirigido el programa de voluntarios como Gerente Senior de Participación de Voluntarios. Ese es también el año en que recibió el premio de Líder Ejemplar de la Asociación de Líderes en Participación de Voluntarios (AL!VE). En este puesto, ella se respalda en sus 20 años de experiencia como líder de participación de voluntarios en los sectores sin fines de lucro, justicia social, salud, discapacidad y gobierno, junto con su participación de liderazgo en la Asociación de Australasia para Gerentes de Voluntarios (AAMoV) y el desarrollo de estrategias de voluntarios nacionales y estatales.

Con hojas de cálculo y papel como los métodos principales para administrar este gran conjunto de voluntarios, Tracey reconoció que un cambio en las herramientas necesitaba priorizarse para superar los importantes desafíos que se estaban experimentando.

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“Utilizar las hojas de cálculo y papel reducían nuestra capacidad para demostrar la contribución significativa de los voluntarios. Esta fue la razón de nuestro éxito para obtener la aceptación de la Junta Directiva y los ejecutivos con solicitudes de presupuesto".
Tracey O’Neill, CVA

DESAFÍOS

BSL utilizaba 50 hojas de cálculo diferentes en toda la organización. Además, se empleaban formularios de solicitud en papel, acuerdos de voluntariado, formularios de confidencialidad y registros de capacitación. De vez en cuando, no se usaban ni hojas de cálculo ni papel, lo que hacía que voluntarios o grupos corporativos llegaran inesperadamente.

Puntos Críticos Clave:

  • La administración del papeleo, la búsqueda de registros y la duplicación de información del papel a las hojas de cálculo llevaba demasiado tiempo.
  • La información poco confiable para los informes se volvió más común de lo deseado.
  • El subestimar la contribución de los voluntarios al confiar en los datos que tenían.
  • La incapacidad de proporcionar evidencia de la efectividad y el potencial del programa llevó a que no se aprobaran las solicitudes de personal y recursos adicionales.

La falta de herramientas adecuadas para administrar a los voluntarios hizo que el programa fuera propenso a riesgos y brechas. "Había una sensación de vergüenza, por ejemplo, de enviar la correspondencia incorrecta a las personas, continuar enviando información a los voluntarios que se habían salido del programa o recompensar los Años de Servicio incorrectos a los voluntarios", recuerda Tracey.

Evidentemente, se necesitaba un cambio.

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TRAYECTO

La organización de Tracey requería al menos tres cotizaciones diferentes de posibles proveedores. El Equipo de Compromiso de Voluntarios de BSL dedicó mucho tiempo a investigar varios sistemas.

El equipo estaba bastante seguro de lo que buscaban de un proveedor y una solución de software de gestión de voluntarios. El sistema necesitaba ser personalizable para su programa, brindar una excelente atención al cliente y ser seguro.

Tracey recuerda haber aprendido que "Impacto Voluntario permitía administradores ilimitados y soporte casi 24/7/365 debido a tener un equipo global, así como videos de capacitación en línea de fácil acceso y materiales de soporte con preguntas frecuentes. Mientras que, con otro proveedor, teníamos que pagar por más de 2 administradores, estaba basado en los Estados Unidos y el soporte solo estaba disponible de 10 p.m. a 9 a. m., hora de Melbourne".

ADespués de explorar a fondo Impacto Voluntario a través de un producto de demostración y pruebas de escenarios en una cuenta de prueba de software, el Equipo de Compromiso de Voluntarios de BSL envió una lista de más de 60 preguntas. "Better Impact tenía una solución rápida y fácil para cada una!" mencionó Tracey.

Dado que la seguridad de los datos es un factor importante en la selección de un sistema, "Impacto Voluntario llegó a [nuestro] Comité de Gobernanza de Tecnología, que analizó dónde se guardan los datos, las políticas y prácticas de privacidad, el cumplimiento legislativo, etc.", recuerda Tracey.

Aunque para el Equipo de Compromiso de Voluntarios de BSL era importante elegir la solución de gestión de voluntarios adecuada, también se le dio un gran valor al proveedor con el que BSL se asociaría.

Los valores de Better Impact tuvieron impacto con Tracey. "El CEO, Tony Goodrow, tiene experiencia de primera mano con el impacto de los voluntarios. La historia de los inicios de Better Impact demuestra los valores fundamentales de la organización, sus líderes y su personal".

Core Values SP

Tracey apreció que Better Impact no solo brindara "un servicio al cliente excepcional de un equipo comprometido con grandes resultados para las organizaciones que involucran voluntarios"; sin embargo, también creó una comunidad con la que se podía conectar a través del "apoyo continuo de los usuarios a través de la implementación del sistema de Amigos (un lugar para que los usuarios se conecten entre sí), conectando a las organizaciones que están investigando el producto con las que lo están considerando, reuniones periódicas de grupos de usuarios y oportunidades para aprender cómo otras organizaciones usan la plataforma, y la capacitación que ofrecen al sector (por ejemplo, la conferencia Estamos para Ayudar y la Conferencia Híbrida anual de Administración de Voluntarios)".

"¡Elegir Impacto Voluntario (el producto) y Better Impact (la empresa) fue una decisión fácil!"

Por qué Impacto Voluntario

Algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario de Tracey incluyen:

  • Impacto Voluntario es un producto personalizable excepcional que podemos seguir actualizando a medida que cambian nuestras necesidades o refinamos los procesos
  • Servicio al cliente excepcional de un equipo comprometido con grandes resultados
  • El soporte continuo de Better Impact a los profesionales del sector
  • Informes fáciles
  • Políticas de privacidad claras, seguridad de datos, y adhesión a la legislación australiana
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"Impacto Voluntario es un producto excepcional personalizable y adaptable que podemos seguir actualizando a medida que cambian nuestras necesidades o refinamos los procesos".
Tracey O’Neill, CVA

RESULTADOS

Todo el proceso de administración de voluntarios en BSL se ha transformado gracias a Impacto Voluntario.

Tracey se jacta de que el mayor beneficio que se está realizando es la cantidad de tiempo ahorrada en cada paso del ciclo de vida del voluntario y lo que ella y su equipo ahora pueden lograr con ese tiempo.

Incorporación y Capacitación

"Estamos recortando semanas de nuestra incorporación para voluntarios. La comunicación previa que tenía que haber entre los voluntarios, los programas y el equipo de Participación de Voluntarios significaba que los voluntarios tardaban hasta 6 semanas en incorporarse mientras esperábamos las actualizaciones de cuáles partes del proceso se habían completado. Con Impacto Voluntario, nuestro proceso es más rápido, ya que podemos ver todo en tiempo real y hacer un seguimiento con aquellos que aún no han completado la capacitación o necesitan ser reevaluados. Con el tiempo ahorrado, estamos trabajando en el desarrollo de módulos de capacitación para voluntarios y líderes de voluntarios".

Comunicaciones

"He podido interactuar más con los voluntarios, dedicar más tiempo a los boletines informativos y recopilar historias".

Informes

"¡Para empezar probablemente estamos ahorrando hasta una semana al mes con los informes!”

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