Jardín Botánico de Queens

ANTECEDENTES

El Jardín Botánico de Queens (QBG, por sus siglas en inglés) es un oasis urbano de 39 acres en uno de los vecindarios más bulliciosos y diversos de la ciudad de Nueva York: Flushing, NY. Es donde se celebran las personas, las plantas y las culturas a través de jardines inspiradores, programas educativos innovadores e implementaciones de la administración ambiental en el mundo real. El QBG evolucionó a partir de la exhibición de cinco acres llamada "Desfile de Jardines" presentada en la Feria Mundial de Nueva York de 1939-1940. Inaugurado oficialmente como "La Sociedad del Jardín Botánico de Queens" en 1946 después de que los residentes locales salvaran y ampliaran la exhibición original, el Jardín permaneció en el sitio original de la Feria Mundial hasta 1961, cuando se trasladó a su ubicación actual en la calle principal de Flushing.

Eryn Hatzithomas es la Gerente de Participación Comunitaria en el QBG. Es miembro del club de Diversidad, Equidad, Accesibilidad e Inclusión (DEAI) del Jardín y es la Vicepresidenta principal de la comunidad de administración de voluntarios de la Asociación Americana de Jardines Públicos. Eryn explica: "En QBG tenemos alrededor de 80 empleados, más de 400 pasantes y alrededor de 2,500 voluntarios de eventos para apoyar nuestro jardín anualmente. Entonces, para lograr esto, uno de mis trabajos es asociarme con organizaciones y miembros de la comunidad para apoyar los programas. Y debido a que Queens, Nueva York, tiene más de 2 millones de residentes y es una de las comunidades más diversas de los Estados Unidos, parte de esa participación es importante incluir nuestro compromiso con DEAI y la pertenencia como parte de un esfuerzo de participación clave".

Cuando Eryn comenzó como Coordinadora de Voluntarios en el jardín, heredó el programa de voluntarios que recuerda que era grande pero muy desconectado. Ella dice que "había sobre todo mucho papel por todas partes y Excel. Eso era demasiado para mí porque había mucha gente y necesidades. No era sustentable seguir en esa dirección".

DESAFÍOS

Debido a la falta de un sistema centralizado, había una alta probabilidad de falta de comunicación con los voluntarios y entre los departamentos. Eryn recuerda, que había una "experiencia de comunicación incoherente procedente de varios departamentos. Las hojas de tiempo en papel distribuidas por todo el jardín significaban que cada departamento administraba el seguimiento del tiempo y las comunicaciones con los voluntarios por separado. No había una experiencia de voluntariado cohesiva en todos los departamentos, y en un día cualquiera, no había una manera fácil de determinar quién se ofrecía como voluntario en el jardín".

Se reconoció que el programa de voluntarios del QBG no estaba operando en consonancia con un valor central de la organización: la sustentabilidad. "Había mucho papel y carpetas y la transcripción de la información en varios archivos en nuestro servidor. Somos un jardín sustentable, hacemos jardinería completamente orgánica, tenemos tecnología completamente ecológica; sin embargo, estábamos usando mucho papel y yo quería cambiar eso", recuerda Eryn.

Puntos Críticos Clave:

• No había un sistema centralizado para rastrear horas, información de contacto, publicar eventos o reclutar voluntarios.
• La información de los voluntarios era incoherente, como los datos de contacto, ya que estaban distribuidos en archivos electrónicos en varias carpetas y discos duros, copias impresas de papel en varias carpetas, y en varias ubicaciones.
• Al tener documentos en papel como acuerdos de voluntariado y almacenados de diversas formas y ubicaciones, la protección de datos confidenciales estaba en riesgo ya que podrían extraviarse o perderse por completo.
• Prácticas ineficientes de reclutamiento y retención debido a que no había seguimiento de voluntarios anteriores y no había un lugar centralizado para que los voluntarios encontraran y se inscribieran para las oportunidades.
• Informes poco confiables en la actividad y las horas de los voluntarios debido a que había demasiados sistemas de seguimiento.

Cuando Eryn usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 1.620 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Datos de la Calculadora RI

TRAYECTO

Eryn entendió cómo aprovechar la tecnología para poder operar un programa de voluntariado de esa manera. También tenía una idea de qué tipo de sistema quería usar el QBG. Entonces, en abril de 2018, comenzó a investigar soluciones de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés) en línea. Ella también se apoyó en comentarios y referencias de compañeros del mismo ámbito, preguntándoles qué herramientas estaban usando.

Aunque era importante encontrar diversas necesidades de software en la solución elegida por el QBG, una base de datos centralizada de administración de voluntarios era esencial para Eryn, por estas razones clave:

1. Facilita el acceso a los datos para nosotros y para los voluntarios
2. Atrae a voluntarios nuevos y recurrentes
3. Programa y administra voluntarios con facilidad
4. Promueve el impacto que estás generando en tiempo real

Eryn redujo su enfoque a dos VMS. Ella dice, "exploré Volgistics, pero, en realidad, no me gustó su interfaz. Sé cómo trabajar con bases de datos, pero quería que el software seleccionado funcionara para todos. Me encantan las soluciones elegantes. Cuando me encontré con Impacto Voluntario, pensé: "Esta interfaz de usuario se ve maravillosa. ¿Tendrá una estructura sólida por detrás?" Lo que realmente me convenció de Impacto Voluntario fue la facilidad de uso", recuerda Eryn.

Implementación

Impacto Voluntario se introdujo durante un período de transición de seis meses. Según Eryn, "cuando comenzamos, tenía bastantes voluntarios que no eran expertos en tecnología. Estaban satisfechos usando papel y no estaban entusiasmados con obtener un perfil en línea". Eryn ideó una estrategia de cómo orientar mejor el nuevo sistema a los voluntarios al comenzar primero con "los que pensé que serían los primeros en adoptarlo. Todos los nuevos voluntarios se incorporaron directamente al sistema. Al resto, los incorporé lentamente. Ellos comenzaron a darse cuenta de los beneficios del software, porque yo tenía más tiempo para interactuar con ellos".

La paciencia de Eryn valió la pena, y gran parte de su éxito provino de implementar el cambio gradualmente para que los voluntarios y el personal pudieran adaptarse al cambio. "Una vez que se incorporaron, ¡no querían regresar!”

Por qué Impacto Voluntario

Para Eryn era importante contar con una solución de software en la que todo estaba en un solo lugar. Ella sabía que esto les facilitaría a los voluntarios inscribirse en los turnos, preguntar sobre oportunidades y registrar sus horas.

Eryn explica: "Esa es una de las muchas cosas que me gustan de Impacto Voluntario, y es que es tan personalizable. Puedo mirar el perfil de alguien y puedo acceder a toda la información necesaria. Puedo ver sus varios contratos y documentos. Puedo hacerles preguntas como "¿por qué quieren ser voluntarios?” Conozco sus motivaciones. Sé la talla de su camiseta. Sé cómo contactarlos. Y, si estoy buscando un voluntario para ocupar un puesto diferente, puedo aprovechar los datos en su registro de perfil, como en qué están interesados y/o sus calificaciones, para alentarlos a probar oportunidades adicionales que les acomoden".

Algunas de las características favoritas de Impacto Voluntario de Eryn incluyen:

• Voluntarios en turno. Puedo decirte quién es voluntario en un momento dado y qué función está desempeñando. Soy una persona visual, por lo que tener sus nombres y fotos fácilmente disponibles me ayuda a recordar quiénes son todos.
• Portal y aplicación para voluntarios. VLos voluntarios pueden actualizar su información, inscribirse en actividades, responder preguntas personalizadas de incorporación, cargar documentos importantes como tarjetas de vacunación y realizar un seguimiento de sus horas. En la actualidad la gente está acostumbrada a tener un perfil digital. Los hace sentir parte del club y se sienten miembros del Jardín.
• Funcionalidad de los informes. Poder rastrear todos estos datos sobre nuestros voluntarios me ayuda a hacer informes de gran impacto para mostrar el valor que los voluntarios aportan a nuestra organización en apoyo de nuestra misión.

La eliminación del uso del papel ha sido un cambio importante en el QBG. "¡Ya no tengo papel...en ningún lugar! La gente está totalmente sorprendida de ver cómo eso es posible. Si hay una hoja de papel, se escanea y se agrega al perfil de la persona", explica Eryn.

A través de los informes, el software ha hecho posible que Eryn demuestre el impacto del programa de voluntariado. Eryn cuenta: "una gran parte de lo que hago es informar, e Impacto Voluntario me permite, en un nivel muy granular, obtener todos esos datos para mostrar el buen trabajo que estamos haciendo". En el último año fiscal del QBG, se pudo destacar que tuvieron más de 2,500 voluntarios para eventos que brindaron más de 50,000 horas de voluntariado en total, lo que equivale casi a 30 empleados a tiempo completo. Dado que QBG es una operación de 35 empleados a tiempo completo, Impacto Voluntario ha empoderado a la organización para expandirse de una manera que casi ha duplicado su capacidad.

Lo más importante para Eryn era involucrarse más con el personal y los voluntarios; realmente conocerlos. "Quería asegurarme de que los voluntarios estuvieran debidamente incorporados y se sintieran apoyados. No quería pasar todo mi tiempo haciendo tareas administrativas, como averiguar qué turnos quería hacer la gente. Impacto Voluntario me regresó tiempo en mi día que utilizo para relacionarme con las personas y desarrollar relaciones más sólidas. Me he enterado de que eso es lo que hace que los voluntarios se entusiasmen por venir al jardín y trabajar con nosotros. ¡Ellos también quieren tener esas relaciones!”

Con la implementación del VMS correcto, Impacto Voluntario, y relaciones sólidas, el programa de voluntarios del QBG está prosperando.