Hospital de Shrewsbury y Telford, Consorcio Sanitario del Servicio Nacional de Salud

ANTECEDENTES

El Hospital de Shrewsbury y Telford (SATH, por sus siglas en inglés) del Consorcio Sanitario del Servicio Nacional de Salud es el principal proveedor de servicios hospitalarios para Shropshire, Telford y Wrekin, y North Powys en el Reino Unido. Han tenido un esquema de voluntariado durante los últimos 14 años y actualmente tienen más de 300 voluntarios activos. Sus aproximadamente 30 puestos para voluntarios van desde voluntariado sanitario en las diferentes alas del hospital, administración, bienvenida, cuidado al final de la vida hasta puestos en los laboratorios.

Poppy Horrocks ha sido Gerente de Proyectos de Voluntarios en SATH desde 2019, ha trabajado en proyectos específicos de voluntarios y ha apoyado los servicios de voluntarios en general.

Durante muchos años, SATH usó solicitudes en papel para que los voluntarios expresaran su interés en participar e ingresaban manualmente estos datos en Engage, una solución de software de participación de miembros (MES, por sus siglas en inglés). Al inicio de la pandemia, y con el cambio a trabajar de forma más remota, se hizo evidente que ahora se requería dar prioridad a un cambio en los sistemas y procesos.

DESAFÍOS

Tratar de usar Engage para la administración de voluntarios era similar a colocar una clavija cuadrada en un agujero redondo, dado que es un sistema que no está diseñado para la administración de voluntarios. El equipo de SATH descubrió que este sistema estaba desactualizado y no era muy fácil de usar.

A lo largo de la pandemia, el equipo de SATH intentó dar un giro en su operación haciendo uso de Microsoft Teams para compartir una hoja de cálculo para administrar las solicitudes y colocaciones de los voluntarios. Sin embargo, lo que se percibía como una posible solución a los desafíos de las comunicaciones, el acceso a los datos y las operaciones del programa mientras se trabajaba de forma remota, solo sirvió para perpetuar los problemas.

Puntos Críticos Clave:

• La captura de datos de todas las solicitudes en papel en Engage consumía demasiado tiempo y se convirtió en una tarea imposible de completar cuando el personal fue instruido a trabajar desde casa.
• El uso de hojas de cálculo condujo a un proceso increíblemente complejo que era propenso a errores y datos poco confiables.
• Los sistemas inadecuados condujeron a un equipo abrumado al recibir una afluencia de solicitudes de voluntarios para intentar procesar durante la pandemia.
• Los datos no se rastreaban en un espacio centralizado para que el personal accediera, lo que generó mucha confusión y dificultades para el equipo.

Cuando Poppy usó la Calculadora RI para determinar cuánto tiempo se dedicaba a operar de esta manera, reveló que su equipo iba a ahorrar alrededor de 1.332 horas por año en tareas que podrían automatizarse a través de una solución de software de administración de voluntarios.

Aquí hay un desglose de cuánto tiempo se dedicaba a varias tareas antes de usar Better Impact:

Datos de la Calculadora RI

TRAYECTO

En julio de 2021, Poppy y el Jefe de su Departamento comenzaron su búsqueda para encontrar una mejor solución a sus desafíos de administración de voluntarios.

Se realizó mucha investigación en la categoría de software de administración de voluntarios (VMS, por sus siglas en inglés), junto con el apoyo en varios foros donde los miembros del equipo pudieron leer y recopilar comentarios de otros que ya utilizaban un VMS.

SATH revisó dos soluciones de VMS, utilizando un enfoque exhaustivo, que incluía una demostración, prueba, cotización, autorización de TI y autorización de información y gobernanza.

La protección de datos era de suma importancia para SATH. En esta fase se invirtieron un total de seis meses para obtener aprobaciones de privacidad y seguridad de los datos. Poppy reconoce que al final valió la pena.

Durante la fase de prueba, Poppy fue muy inteligente al incluir voluntarios en la fase de prueba de Impacto Voluntario al involucrarlos para que usaran el portal de voluntarios, la parte del software donde el voluntario puede actualizar su propia información de perfil, registrarse para puestos, registrar sus propias horas y mucho más. Ella recopiló sus comentarios de esta experiencia. Al involucrarlos en esta fase de "prueba antes de comprar", ayudó a que los voluntarios aceptaran el cambio que se avecinaba y le dio confianza a Poppy en la selección de Impacto Voluntario.

Implementación

Poppy recuerda que la fase de configuración duró un par de meses. Aunque era un proyecto algo grande para entrar con su equipo, "fue bastante fácil, y los beneficios eran muchos".

SATH dedicó tiempo a configurar su solicitud en Impacto Voluntario, en preparación para que un Asesor de Éxito de Miembros de Better Impact transfiriera sus datos de voluntarios a su nuevo hogar.

Una vez que se completó la configuración inicial, el equipo apreció la independencia para personalizar y progresar aún más en la configuración del sistema, para adaptarse con el tiempo, a medida que cambian los procesos o las necesidades del programa.

Por qué Impacto Voluntario

Tres razones principales por las que SATH eligió Impacto Voluntario:

1. Relación calidad-precio
2. Funcionalidad y personalización
3. Plataforma todo en uno

SATH se dio cuenta que Impacto Voluntario es una solución menos costosa, pero de gran capacidad. Los beneficios de utilizar un sistema más robusto eran atractivos, como en los momentos de la comunicación con los voluntarios. Podían enviar correos electrónicos y mensajes de texto a los voluntarios a través del sistema muy fácilmente. Poder filtrar voluntarios por varios criterios para dirigir las comunicaciones a grupos específicos de voluntarios es una característica bien utilizada. Poppy y su equipo también disfrutan de los beneficios de ahorrar tiempo al crear plantillas de correo electrónico. Los voluntarios también podían usar su portal y solicitud para voluntarios para encontrar información relevante, particularmente durante la pandemia, cuando los cambios ocurrían diaria, semanal y mensualmente.

Impacto Voluntario también atrajo a SATH ya que todo estaba en un solo lugar. El acceso a los datos para el equipo se simplifica y, con los inicios de sesión diarios, están totalmente comprometidos con la utilización del sistema. El equipo puede revisar regularmente los informes del programa, cómo progresan los solicitantes en el proceso de incorporación, crear o mejorar plantillas de correo electrónico y actualizar otra información.

Poppy también reconoce que ser capaz de generar muchos informes rápidamente y sin problemas también ha sido beneficioso.

Lecciones Aprendidas

El cambio de SATH a Impacto Voluntario ha sido un trabajo en equipo.

Aunque los miembros de la administración y del programa de voluntarios temían cambiar a un nuevo software, ya que había mucho que aprender, la coherencia y comunicación han sido la clave.

Se han desarrollado guías y procesos para mitigar el error humano en el sistema. Poppy enfatiza la importancia de asignar a alguien para mantener una visión general del sistema para garantizar que se mantenga actualizado y que las personas no cometan errores sin sentido. Los esfuerzos de mantenimiento de datos del equipo han sido fundamentales para administrar el programa de voluntarios y para tener confianza en que los números en el sistema son precisos.

Puede ser fácil perderse en las numerosas responsabilidades de una operación de administración de personas y dejar de lado aspectos importantes como la participación con los voluntarios. Poppy está tan contenta de que el equipo disfrute de una mejor participación con los voluntarios gracias a la experiencia de ahorro de tiempo con Impacto Voluntario. Además, "hemos podido aumentar el volumen de solicitudes y proporcionar más oportunidades de participación".

SATH cuenta actualmente con 330 voluntarios activos, y 127 voluntarios están en proceso (con el objetivo de procesar todo en dos meses). El equipo utiliza Impacto Voluntario para estar bien informado de la progresión de un voluntario a través del proceso de reclutamiento. Poppy destaca cómo pueden comprender mejor si los voluntarios no han completado su proceso de registro, revisar si un voluntario está accediendo a su portal de voluntarios, qué les impide completar el proceso y, si no se quieren comprometer para completar el proceso, pueden archivar a los voluntarios en el sistema.

"Hemos creado una mejor comunidad de voluntarios a partir del uso de Impacto Voluntario. Nuestros voluntarios se mantienen al día con la información y tienen un canal abierto para contactar a nuestro equipo. Para nuestro equipo, esto ha puesto todo en un solo lugar, y podemos manejar fácilmente aplicaciones y colocaciones. También nos ha proporcionado una herramienta para medir el impacto de los voluntarios en el Consorcio Sanitario. Ahora informamos sobre las horas de voluntariado y la cantidad de voluntarios que dan horas", agrega Poppy.